Die Ausgangslage
Für die Kollaboration in Projekten, Teams und Gremien setzt Axpo AnyShare von Avectris ein. Diese Lösungs-Suite basiert auf Microsoft SharePoint und bildet auf Basis von Kollaborationsräumen auch Geschäftsfälle ab. Deren Inhalte (Dokumente, Listen etc.) müssen gemäss regulatorischen Vorgaben revisionssicher archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kontrolliert vernichtet werden. Da SharePoint keine «Out of the box»-Lösung für die revisionssichere Archivierung anbietet, hat sich Axpo für die Evaluation einer integrativen, neuen Archivierungslösung entschieden.
Die Anforderungen
Die angestrebte Lösung soll – neben der Erfüllung der gesetzlichen Auflagen – folgende Kundenvorgaben abdecken:
- Die Vielfalt aller möglichen Geschäftsfälle des Konzerns wird berücksichtigt.
- Die komplexe, divisionale Firmenstruktur ist dynamisch und prozessorientiert abbildbar.
- Die jeweilige Kompetenzordnung der divisionalen Firmenstruktur wird eingehalten.
Eine zusätzliche Herausforderung bestand in der Automatisierung des technisch anspruchsvollen Archivierungsprozesses. Dieser Ablauf sollte so automatisiert werden, dass sich alle involvierten Rollen ganz auf die qualitativen Aspekte ihrer Aufgabe konzentrieren können. Der Zugriff auf archivierte Unterlagen wird daher ausschliesslich berechtigungsgesteuert gewährt. Aufträge zur Löschung erfolgen mittels Vieraugenprinzips pro Division und Archivbereich (z. B. für Finanzprojekte). Archivzugriffe und Löschungen werden entlang des gesamten Prozesses zwingend protokolliert.
Die Lösung
Die von Avectris bereitgestellte Lösung basiert auf Produkten der Firmen tecmasters und PDF Tools. Beide Lösungen lassen sich technisch nahtlos in bestehende SharePoint-Systeme integrieren. Dies hat den Vorteil, dass die Anwender sämtliche Aufgaben innerhalb der gewohnten Umgebung wahrnehmen können. Da beide Lösungen als nicht invasive Services ausserhalb des SharePoint-Ökosystems bestehen, wird weder die Integrität noch die «Performance» dieser SharePoint-Systeme beeinträchtigt. Bei der Projektumsetzung stützt sich die Avectris für die revisionssichere Archivierung ausschliesslich auf ISO 14721 – «Open Archival Information System (OAIS) Reference Model» ab. Für die Auswahl des Zielformats (u. a. PDF/A) kommen die Empfehlungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) zur Anwendung. Für die effektive Archivierung, den Zugriff auf die archivierten Geschäftsfälle und die geregelte Löschung derselben setzt Avectris ausschliesslich Standardfunktionen von AnyShare sowie individualisierte Workflows von tecmasters ein.
