Customer Success Story

Die neue Lösung ist nahtlos in AnyShare/SharePoint integriert und erlaubt es uns, sämtliche dort abgebildeten Geschäftsfälle gemäss Konzernweisung zu archivieren.
Roland Mörker
Senior Project Manager Finance, Axpo

Zukunftssichere Archivlösung im Tandem mit SharePoint

Die Ausgangslage

Für die Kollaboration in Projekten, Teams und Gremien setzt Axpo AnyShare von Avectris ein. Diese Lösungs-Suite basiert auf Microsoft SharePoint und bildet auf Basis von Kollaborationsräumen auch Geschäftsfälle ab. Deren Inhalte (Dokumente, Listen etc.) müssen gemäss regulatorischen Vorgaben re­visions­sicher archiviert und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kon­trolliert vernichtet werden. Da SharePoint keine «Out of the box»­-Lösung für die revisionssichere Archivierung anbietet, hat sich Axpo für die Evaluation einer integra­tiven, neuen Archivierungslösung entschieden.

Die Anforderungen

Die angestrebte Lösung soll – neben der Erfüllung der gesetzlichen Auflagen – folgende Kundenvorgaben abdecken:

  1. Die Vielfalt aller möglichen Geschäftsfälle des Konzerns wird berücksichtigt.
  2. Die komplexe, divisionale Firmenstruktur ist dynamisch und prozessorientiert abbildbar.
  3. Die jeweilige Kompetenzordnung der divisionalen Firmenstruktur wird eingehalten.

Eine zusätzliche Herausforderung bestand in der Automatisierung des technisch an­spruchs­vollen Archivierungsprozesses. Dieser Ablauf sollte so automatisiert werden, dass sich alle involvierten Rollen ganz auf die qualitativen Aspekte ihrer Aufgabe konzentrieren können. Der Zugriff auf archivierte Unterlagen wird daher ausschliesslich berechtigungsgesteuert gewährt. Aufträge zur Löschung erfolgen mittels Vieraugenprinzips pro Division und Archivbereich (z. B. für Finanzprojekte). Archivzugriffe und Löschungen werden entlang des gesamten Prozesses zwingend protokolliert.

Die Lösung

Die von Avectris bereitgestellte Lösung basiert auf Produkten der Firmen tecmasters und PDF Tools. Beide Lösungen lassen sich technisch nahtlos in bestehende SharePoint-Systeme integrieren. Dies hat den Vorteil, dass die Anwender sämtliche Aufgaben innerhalb der gewohnten Umgebung wahrnehmen können. Da beide Lösungen als nicht invasive Services ausser­halb des SharePoint-Ökosystems bestehen, wird weder die Integrität noch die «Performance» dieser SharePoint-Systeme beeinträchtigt. Bei der Projektumsetzung stützt sich die Avectris für die revisionssichere Archivierung ausschliesslich auf ISO 14721 – «Open Archival Information System (OAIS) Reference Model» ab. Für die Auswahl des Zielformats (u. a. PDF/A) kommen die Empfehlungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) zur Anwendung. Für die effektive Archivierung, den Zugriff auf die archivierten Geschäftsfälle und die geregelte Löschung derselben setzt Avectris ausschliesslich Standardfunktionen von AnyShare sowie individualisierte Workflows von tecmasters ein.

Der Ausblick

Mit der umgesetzten Archivlösung stellt Axpo die Einhaltung der Konzernweisungen sicher und erfüllt die regulatorischen Anforderungen im Umfeld der auf SharePoint basierenden Kollaborationsumgebung. Geschäftsprüfungsrevisionen können effizient und regelkonform durchgeführt werden. Auf Basis dieser Lösung wurde bereits ein Prototyp für eine filebasierte Archivierung umgesetzt. Damit haben die Verantwortlichen künftig die Möglichkeit, direkt aus dem Windows-Dateimanager einzelne Dateien oder ganze Ordner abzulegen. Die Implementierung dieser Zusatzfunktion ist für die nahe Zukunft geplant.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Erfüllung der regulatorischen Vorgaben und der Konzernweisung
  • Komplexer Archivierungsprozess einfach umgesetzt
  • Volle Integration in die bestehende SharePoint-Umgebung
  • Vollständig von SharePoint losgelöster Zugriff auf archivierte Informationen
  • Vollständige Transparenz bei Zugriff und Löschung archivierter Informationen durch lückenlose Protokollierung
  • Im Vergleich zu anderen Marktlösungen deutlich tiefere Projekt-/Betriebskosten
  • Offene Systemarchitektur lässt weitere Anwendungsfälle zu (z. B. SAP)

Axpo ist die grösste Schweizer Produzentin von erneuerbarer Energie und international führend im Energiehandel sowie in der Vermarktung von Solar- und Windkraft. 5000 Mitarbeitende verbinden Erfahrung und Expertise mit der Leidenschaft für Innovation. In über 30 Ländern entwickelt Axpo innovative Energielösungen auf Basis modernster Technologie.

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