Customer Success Story

Der Wechsel auf iManage erfolgte zeitnah, reibungslos und sehr effizient. Wir schätzen das partnerschaftliche Teamwork mit Avectris in diesem Projekt und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.
Lawrence Buttauer
Country IT Manager

T-Systems Schweiz Legal setzt für fallbasiertes Arbeiten auf iManage

Die Ausgangslage

Die im Bereich Legal bisher eingesetzte Dokumentenmanagement-Lösung musste durch eine moderne und zukunftsfähige Alternative ersetzt werden, welche die Anforderungen der Fachabteilung optimal erfüllt. Die neue Lösung sollte ausbaufähig sein, um künftig auch innerhalb T-Systems Alpine (Schweiz und Österreich) im Legal-Bereich länderübergreifend eingesetzt werden zu können. Die Rechtsabteilung von T-Systems Schweiz stand vor der Herausforderung, die bisherige Lösung infolge Produkteinstellung in kurzer Zeit zu ersetzen. Avectris wurde als offizielle Partnerin von iManage in der Schweiz angefragt, eine On-Premises-Lösung für die Belegschaft der Rechtsabteilung in der Schweiz zu offerieren.

Die Anforderungen

Das Ablöseprodukt sollte nicht nur gleichwertig wie das bisherige, sondern auch zukunftsfähiger sein sowie besseres, effizienteres Arbeiten ermöglichen. Die umfangreichen Daten mussten vollständig aus der bestehenden Lösung in die neue Umgebung transferiert werden. Die Performance stand für T-Systems Schweiz beim Wechsel ebenfalls im Vordergrund. Das bisherige Produkt wurde in einem Rechenzentrum im näheren Ausland betrieben. In Zeiten von flächendeckendem Home-Office waren verlangsamte Server-Antwortzeiten für die Rechtsabteilung von T-Systems Schweiz bei der bisherigen Lösung klar spürbar. Die Web-Lösung von iManage, betrieben in einem Schweizer Rechenzentrum von T-Systems, bietet dahingegen ein schnelleres und effizienteres Arbeitserlebnis.
Eine weitere Herausforderung stellten verschlüsselte und gleichzeitig digital signierte E-Mails dar, die über die Abteilung Legal mittels Smart-Card-Authentifizierungsprozess verschickt werden. Verschlüsselte E-Mails zu empfangen und abzulegen, gehört bei iManage erfreulicherweise zum Standard. Den vollständigen Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsprozess des E-Mail-Verkehrs erbringt neu iManage passgenau im Zusammenspiel mit der weiteren Hochsicherheitsinfrastruktur.

Die Lösung

Der Startschuss zum Projekt erfolgte Mitte Oktober 2020. Bereits Anfang Dezember 2020 war iManage in der Standardvariante bei T-Systems Schweiz implementiert und die Fachabteilung Legal konnte erste Erfahrungen mit der neuen Lösung sammeln. Einige der zahlreichen Vorteile von iManage:

  • Verbesserte Produktivität und Entlastung des E-Mail-Posteingangs.
  • Dokumente und die richtigen Textpassagen darin finden – mühelos, jederzeit und überall dank «mobile first»-Design.
  • Software-Installation in den bestehenden Rechenzentren von T-Systems Schweiz für mehr Flexibilität.
  • Nahtlose Integration in die gängigsten Anwendungen, die bereits bei T-Systems Schweiz im Einsatz sind.
  • Zusätzliche Installation einer externen Client-Software für die fallbasierte Ablage von verschlüsselter und entschlüsselter Korrespondenz in iManage.

Der Ausblick

T-Systems Schweiz hat im Januar 2021 auf das neuste Release von iManage gewechselt, das bei der Outlook-Integration eine weiter optimierte Oberfläche bietet, um noch effizienter arbeiten zu können. Mit iManage besitzt T-Systems Schweiz Legal eine ausbaufähige und zukunftsgerichtete Dokumentenmanagement- und Digitalisierungslösung, die auch auf weitere Legal-Abteilungen der T-Systems Gruppe ausgeweitet werden kann. Da sich iManage für alle fallbasiert arbeitenden Fachabteilungen und Unternehmen eignet, ist auch eine Verwendung in anderen Bereichen des Konzerns durchaus denkbar.

Als Konzerngesellschaft von T-Systems International positioniert sich T-Systems Schweiz als Teil von T-Systems Alpine (Schweiz und Österreich) im Bereich der Digitalisierung mit mehr als 1000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von mehreren hundert Millionen Euro als Top-Player. T-Systems begleitet mit seinem digitalen Portfolio seine Kunden auf dem Weg der realen, End-to-End- und skalierbaren Digitalisierung und konzentriert sich auf die vier Bereiche Multi-Cloud & Infrastructure, Connectivity, Digital und Security. T-Systems Alpine ist eine umsatzstarke T-Systems Region ausserhalb Deutschlands und gestaltet die Zukunft des Konzerns massgeblich mit. Synergien in der «Alpine Region» schafft das Unternehmen vor allem in der gemeinsamen Kundenstruktur in den Bereichen Industrie, Logistik, Automotive und Gesundheit.

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