Die Ausgangslage
Seit mehr als 30 Jahren kümmert sich die BÄR Bahnsicherung AG um die Sicherheit bei Eisenbahnen. Die Sicherungsanlagen des Unternehmens werden im städtischen Schienennahverkehr, bei Regionalbahnen sowie bei nationalen Eisenbahnunternehmen für Güter- und Personentransporte eingesetzt. 2015 wurde die Entwicklung von EUROLOCKING, ein elektronisches Stellwerk der neuesten Generation, gestartet. 2018 wurde die erste Anlage erfolgreich in Betrieb genommen, inzwischen sind bereits sechs Anlagen im Einsatz und mehr als 30 weitere bestellt. Rund 130 Mitarbeitende schweizweit sind für das Unternehmen tätig. Um sämtliche administrativen Arbeiten für die Mitarbeitenden so einfach wie möglich zu gestalten, suchte die BÄR Bahnsicherung AG geeignete Applikationen zur Erfassung von Spesen und Stunden in den einzelnen Projekten. Auch die Personaldaten sollten digital verfügbar sein.
Die Anforderungen
Die BÄR Bahnsicherung AG betreibt eine SAP-Lösung für die Bereiche Finance & Controlling, Projektmanagement und Human Resources. Entsprechend mussten die Applikationen SAP-integral sein, damit keine aufwendigen Schnittstellen nötig sind. Für die Aussendienst-Mitarbeitenden sollten die Applikationen als mobile Apps zur Verfügung stehen.
Die Lösung
Mit der Business Process Suite wurde der BÄR Bahnsicherung AG eine cloudbasierte Plattform zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf die Module und Daten ist rund um die Uhr sichergestellt. Zudem bieten mobile Apps weitere vielfältige Möglichkeiten und erhöhen die Effizienz innerhalb der Module wesentlich.
Mit dem Business Expenses Modul (BEM) können Spesen einfach über mobile Endgeräte Android und iOS) erfasst werden. Der integrierte Autorisierungs-Workflow garantiert die Einhaltung der IKS-Normen und -Vorschriften sowie der jeweiligen Auditvorgaben. Durch die Integration in SAP können die erfassten und genehmigten Spesen direkt im System verbucht werden. Mit dem ePosting-Modul wurde der Workflow für Kreditorenrechnungen von der Erfassung der Rechnung bis zur Verbuchung digitalisiert.
Im Time Reporting Management (TRM) erfassen die Mitarbeitenden ihre projektbezogenen Arbeitszeiten mit wenigen Klicks. Geplante und ungeplante Abwesenheiten können einfach koordiniert werden. Umfassende Berichte basierend auf Kundenprojekten, Aktivitäten und Vorlagen lassen sich per Knopfdruck erstellen. Standardisierte Projektbeschreibungen und korrekte Verrechnungssätze erleichtern die Fakturierung. Erfasste, gelöschte oder geänderte Daten werden mit SAP automatisch synchronisiert.
Das ePersonaldossier (EPD) bietet eine zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Dokumente lassen sich einfach einem bestimmten Mitarbeitenden zuordnen, automatisch archivieren oder löschen. Zugriffsrechte können beschränkt werden und mit der Employee-/Manager-Self-Service-Funktion haben Mitarbeitende und Führungskräfte die Möglichkeit, den Zugriff auf persönliche Dokumente zu beantragen. Die Skill Matrix gibt einen detaillierten Überblick über die Fähigkeiten der Mitarbeitenden.
Mit dem integralen ePayslip ist die Lohnabrechnung digital verfügbar und Arbeitszeiten, Überstunden oder Abwesenheitszeiten können im Time and Attendance Module (TAM) einfach erfasst werden.
