Customer Success Story

Mit dem Aufbau des Center of Excellence für RPA wollen wir eine rasche und effiziente Bearbeitung von Front- und Backoffice-Aufgaben ermöglichen und die Mitarbeitenden von Routineaufgaben entlasten.
Sibylle Vögtli
Head of Operations, enersuisse AG

RPA – ein Roboter, der Frontoffice-Arbeiten übernimmt

Die Ausgangslage

Die Transformation der Versorgungswirtschaft, getrieben durch die Digitalisierung und die Energiewende, führt zu einer wachsenden Komplexität und einer Vielzahl neuer Aufgaben in den Front- und Backoffice-Teams. So auch bei enersuisse.

Damit diese Aufgaben auch zukünftig effizient und mit einer hohen Kundenzufriedenheit ausgeführt werden können, will enersuisse das Potenzial von RPA (Robotic Process Automation) ganzheitlich nutzen.

Wer Roboter hört, denkt an industrielle Maschinen am Fliessband. Doch Roboter können auch Software bedienen und Bildschirmarbeiten ausführen. Besonders rasche Erfolge erzielt man mit der Automatisierung von Routineaufgaben, die eine hohe Anzahl Repetitionen, eine geringe Komplexität und strukturierte Daten aufweisen.

Die Anforderungen

enersuisse möchte standardisierte Routineaufgaben entlang der gesamten Wertschöpfungskette an Roboter übergeben. Die Mitarbeitenden erhalten dadurch mehr Freiraum, um strategisch anspruchsvollere und spannendere Aufgaben zu übernehmen. Hierzu sollte ein Center of Excellence aufgebaut werden, das in Kooperation mit Avectris als Partner konzipiert und schrittweise ausgebaut wird.

Als erste Automatisierungsaufgabe wurde die Bearbeitung von Gesuchen für neue Fotovoltaik-Anlagen ausgewählt. Dabei handelt es sich um einen standardisierten Prozess, der bisher verschiedene manuelle Schritte erforderte.

Die Lösung

Im Rahmen des Aufbaus des Center of Excellence wurden eine Potenzialanalyse durchgeführt, strategische Prioritäten gesetzt, IT- und Business-Anforderungen erfragt, erste Musterprozesse konzipiert und entwickelt sowie Tests durchgeführt und überwacht.

Für enersuisse wurde auf Basis der RPA-Software UiPath eine RPA-Architektur konzipiert und realisiert, die sich nahtlos in die IT-Infrastruktur von enersuisse integriert. Diese Architektur ist skalierbar, d. h. es können zukünftig weitere Roboter hinzugefügt werden und eine Steuerung und Überwachung der Roboter ist jederzeit möglich.

Der Roboter zur Beglaubigung von Fotovoltaik-Anlagen überwacht ein E-Mail-Postfach, an welches die Kunden von enersuisse ihre Gesuche senden. Trift ein Gesuch (Formulare im PDF-Format) ein, führt der Roboter anhand von hinterlegten Regeln diverse Prüfungen durch und vervollständigt die Daten. Hierfür greift er u. a. auf Daten in SAP zu. Die vollständig ausgefüllten Formulare müssen nach heutigem Stand noch handschriftlich unterzeichnet werden, weshalb der letzte Prozessschritt, der Rückversand an Kunden und Behörden, manuell ausgelöst wird. Durch die nahezu vollständige Automatisierung wird der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden auf ein Minimum reduziert und sie können sich auf werthaltige Arbeiten wie z. B. die Behandlung von Ausnahmen und Spezialfällen konzentrieren.

Der Ausblick

Das Center of Excellence bietet enersuisse die Möglichkeit, weitere Prozessoptimierungen vorzunehmen. Ohne grosse Systemveränderungen kann die Plattform mit geringem Aufwand an veränderte Umstände oder neue Situationen und Systeme angepasst werden.

Die Vorteile

  • Erprobtes und standardisiertes Vorgehen für die Prozessanalyse und Entwicklung der Roboter
  • Managed-Lösung für die Plattform sowie die Roboter und Integration in IT-Landschaft
  • Möglichkeit, KI-Funktionen zu integrieren
  • Flexibles Zusammenarbeitsmodell mit der Möglichkeit, einfache Roboter durch eigene Mitarbeitende bauen zu lassen
  • Keine kostspieligen Investitionen

enersuisse verwaltet ein Portfolio von knapp 900 000 Kunden und damit rund 20 Prozent des Schweizer Marktes. Das Unternehmen fokussiert auf Kompetenzen in der Messtechnik, der Verrechnung der Energieleistung sowie der Kundenbetreuung. enersuisse beschäftigt rund 194 Mitarbeitende an den Standorten Zürich/ Dietikon, Morges und Münchenstein.

enersuisse AG
8953 Dietikon
www.enersuisse.ch