Die Ausgangslage
Die Transformation der Versorgungswirtschaft, getrieben durch die Digitalisierung und die Energiewende, führt zu einer wachsenden Komplexität und einer Vielzahl neuer Aufgaben in den Front- und Backoffice-Teams. So auch bei enersuisse.
Damit diese Aufgaben auch zukünftig effizient und mit einer hohen Kundenzufriedenheit ausgeführt werden können, will enersuisse das Potenzial von RPA (Robotic Process Automation) ganzheitlich nutzen.
Wer Roboter hört, denkt an industrielle Maschinen am Fliessband. Doch Roboter können auch Software bedienen und Bildschirmarbeiten ausführen. Besonders rasche Erfolge erzielt man mit der Automatisierung von Routineaufgaben, die eine hohe Anzahl Repetitionen, eine geringe Komplexität und strukturierte Daten aufweisen.
Die Anforderungen
enersuisse möchte standardisierte Routineaufgaben entlang der gesamten Wertschöpfungskette an Roboter übergeben. Die Mitarbeitenden erhalten dadurch mehr Freiraum, um strategisch anspruchsvollere und spannendere Aufgaben zu übernehmen. Hierzu sollte ein Center of Excellence aufgebaut werden, das in Kooperation mit Avectris als Partner konzipiert und schrittweise ausgebaut wird.
Als erste Automatisierungsaufgabe wurde die Bearbeitung von Gesuchen für neue Fotovoltaik-Anlagen ausgewählt. Dabei handelt es sich um einen standardisierten Prozess, der bisher verschiedene manuelle Schritte erforderte.
Die Lösung
Im Rahmen des Aufbaus des Center of Excellence wurden eine Potenzialanalyse durchgeführt, strategische Prioritäten gesetzt, IT- und Business-Anforderungen erfragt, erste Musterprozesse konzipiert und entwickelt sowie Tests durchgeführt und überwacht.
Für enersuisse wurde auf Basis der RPA-Software UiPath eine RPA-Architektur konzipiert und realisiert, die sich nahtlos in die IT-Infrastruktur von enersuisse integriert. Diese Architektur ist skalierbar, d. h. es können zukünftig weitere Roboter hinzugefügt werden und eine Steuerung und Überwachung der Roboter ist jederzeit möglich.
Der Roboter zur Beglaubigung von Fotovoltaik-Anlagen überwacht ein E-Mail-Postfach, an welches die Kunden von enersuisse ihre Gesuche senden. Trift ein Gesuch (Formulare im PDF-Format) ein, führt der Roboter anhand von hinterlegten Regeln diverse Prüfungen durch und vervollständigt die Daten. Hierfür greift er u. a. auf Daten in SAP zu. Die vollständig ausgefüllten Formulare müssen nach heutigem Stand noch handschriftlich unterzeichnet werden, weshalb der letzte Prozessschritt, der Rückversand an Kunden und Behörden, manuell ausgelöst wird. Durch die nahezu vollständige Automatisierung wird der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden auf ein Minimum reduziert und sie können sich auf werthaltige Arbeiten wie z. B. die Behandlung von Ausnahmen und Spezialfällen konzentrieren.
