Customer Success Story

Mit AnyShare sind die Weichen Richtung Digitalisierung erfolgreich gestellt und wir können uns auf die künftigen Herausforderungen des Marktes fokussieren.
Bianca Freiwald
Assistenz der Geschäftsleitung, EKS

Von der «Digitalen Ablage» zum Arbeitswerkzeug mit Mehrwert

Das Vertragsmanagement ebnet den Weg zur Digitalisierung der Backoffice-Prozesse.

Die Ausgangslage

Die Elektrizitätswerk des Kantons Schaffhausen AG (EKS) bereitet sich intensiv auf die Herausforderungen des zukünftigen Marktes vor. Dazu gehört auch die Digitalisierung von wiederkehrenden, administrativen Arbeiten. Zu Beginn des Projekts stand das Ziel einer «digitalen Ablage» im Vordergrund und der Wunsch nach einem möglichst papierfreien Backoffice. Das Vertragsmanagement der EKS mit seinen rund 700 aktiven Verträgen zeigte dabei besonders grosses Digitalisierungspotenzial.

EKS nutzt bereits seit 2016 AnyShare, die von Avectris entwickelte Kollaborations- und Business-App-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint. Um die Applikationslandschaft des Unternehmens und die Kosten möglichst schlank zu halten, bot sich die Weiterentwicklung der bereits vorhandenen Plattform für das Vertragsmanagement an.

Die Anforderungen

Die Vertragsmanagement-Lösung in AnyShare sieht im Standard eine jährliche Erinnerungsbenachrichtigung pro Dokument vor. Auf Kundenwunsch wurden zusätzliche Erinnerungsmeldungen ergänzt. Die Verträge sollten sich automatisch per E-Mail bezüglich Verlängerungen und Ablauffristen beim zuständigen Team melden. Ein praktisches Ampelsystem zeigt den Zustand der umfangreichen Vertragslandschaft auf einen Blick. Dies erleichtert deren Pflege und die Einhaltung von Kündigungsfristen.

Die Lösung

AnyShare bietet auf der Basis von Microsoft SharePoint eine voll funktionsfähige, digitale Vertragsmanagement-Plattform. Während das analoge Vertragsmanagement bisher sehr personenabhängig war, lassen sich mit der digitalisierten Variante bei Abwesenheiten mit einem Klick die passenden Stellvertreter nominieren.

Der Zeitbedarf sinkt dank der Stellvertreterregelung und der Erinnerungsmeldungen deutlich. EKS schafft mit AnyShare ausserdem mehr Transparenz zum Vertrags- und Weisungsmanagement, welches im Organisationshandbuch hinterlegt ist. EKS kann die Lösung künftig auch für weitere wiederkehrende Arbeiten nutzen. Die Einsatzmöglichkeiten der preislich attraktiven Plattform sind sehr vielfältig.

Der Ausblick

EKS kann die zukunftsfähige Lösung nach ihren Wünschen weiterentwickeln. Die Plattform befähigt die einzelnen Bereiche, ihre Verträge künftig selber zu pflegen. Der Durchlauf bei einer zentralen Einheit entfällt. Damit dies möglich wird, ist ein zuverlässiges Berechtigungsmanagement unabdingbar. Die Vergabe der Leserechte erfolgt aufgrund von definierten Kategorien.

Der Freigabe-Workflow für Weisungen eignet sich ebenso zur Abbildung auf AnyShare. Künftig werden die Weisungen der EKS digital verwaltet, gepflegt und freigegeben. Ebenfalls möglich wäre die Abwicklung von HR-Prozessen, wie Neueintritte, Austritte sowie das Ankündigen von Firmenveranstaltungen und die Erfassung von Newsposts oder Umfragen. AnyShare wird so auf dem Weg zum papierlosen Backoffice zur schlanken und kollaborativen Intranet-Lösung.

Die Vorteile von AnyShare auf einen Blick

  • Kollaborations- und Business-App-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint
  • Ausbau der bestehenden Plattform spart Betriebskosten, keine weitere Applikation nötig
  • Digitale Abwicklung von Freigabe-Workflows, Digitalisierung von wiederkehrenden Prozessen im gesamten Unternehmen
  • Praktisches Ampelsystem für das Vertragsmanagement, weniger Durchlaufzeit, automatische Erinnerungsmeldungen
  • Ausbaumöglichkeit zum kollaborativen Arbeitswerkzeug mit Intranet-Komponenten

Mehr als 110 000 Menschen leben im Versorgungsgebiet der Elektrizitätswerk des Kantons Schaffhausen AG. Gut vernetzt mit Deutschland setzt EKS auf erneuerbare Energien und versorgt ihre Kundinnen und Kunden mit 100 % Strom aus Schweizer Wasserkraft. Daneben bietet EKS ein breites Spektrum an Energiedienstleistungen.

Elektrizitätswerk des Kantons
Schaffhausen AG
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