Customer Success Story

Der Kreditoren-Workflow besticht durch seine moderne Oberfläche sowie ausgefeilte Suchfunktionen. Dank der Vorkonfiguration der Business Process Suite und einem pragmatischen Ansatz konnte eine überaus schnelle Implementierung gewährleistet werden. Unsere Mitarbeitenden sind seit der Einführung noch effizienter.
Marcel Mühlebach
Leiter Business Applikationen, ZHAW

Effizienzsteigerung dank Modernisierung des Kreditoren-Workflow

Die Ausgangslage

Als eine führende Schweizer Bildungsinstitution möchte die ZHAW (Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften) immer am Puls der Zeit bleiben. Da der Lebenszyklus ihrer bestehenden Kreditoren-Workflow-Lösung sich dem Ende zuneigte, beschloss die Hochschule diese durch eine moderne, zukunftsfähige Applikation zu ersetzen. Mit dem ePosting-Modul der Avectris AG entschied sich die ZHAW von den Vorteilen einer modernen Cloud-Applikation zu profitieren.

Die Anforderungen

Eine zentrale Anforderung für die Bildungsinstitution war, dass die bestehende Lösung durch eine SaaS-Applikation (Software as a Service) abgelöst wird. Diese musste in der Lage sein, die Struktur des bestehenden Genehmigungs-Workflow exakt zu übernehmen. Eingehende Rechnungen sollen automatisch mit den in der SAP-Datenbank vorhandenen Stammdaten abgeglichen werden. Eingescannte Dokumente werden so auf Basis einstellbarer Parameter (wie etwa der Mehrwertsteuernummer) zu den vorhandenen Stammdaten zugewiesen. Eine revisionssichere Aufbewahrung der Daten musste ebenfalls gewährleistet werden können.
Zusätzlich wurde vorausgesetzt, dass die physischen Rechnungen von der Anbieterseite her digitalisiert und weiterverarbeitet (d.h. formatiert, validiert und automatisch zugewiesen) werden.

Die Lösung

Das ePosting-Modul ist Teil der Business Process Suite (BPS) und bietet eine vollumfassende, cloud-basierte Applikation für Kreditorenzahlungen. Das neue System unterstützt derzeit etwa 4’000 Anwender bei der Rechnungsbearbeitung. So laufen jährlich etwa 60’000 Rechnungen neu über ePosting. Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (optical character recognition) für die Weiterverarbeitung digitalisiert. Unterschiedliche Elemente eines Rechnungsscheins, wie etwa die Adresszeile, Rechnungs- oder Betragsinformationen, werden automatisch erkannt, verarbeitet und ins System eingelesen. Nach einer Prüfung der Korrektheit der Angaben wird der Freigabeprozess innerhalb des bestehenden Workflow eingeleitet. Dank eines lückenlosen Event-Logs lässt sich stets zurückverfolgen, welche Aktionen für eine bestimmte Rechnung ausgeführt wurden. So bleibt immer ersichtlich, wer eine bestimmte Rechnung bewilligt, kontiert oder weiterverarbeitet hat.
Neu ist auch die Stellvertreter- und Nachfolgerregelung im System integriert. So können Mitarbeitende Abwesenheiten erfassen und Genehmigungsberechtigungen automatisch an Stellvertreter vergeben. Avectris bietet der ZHAW nicht nur eine reine Software-Lösung an, sondern die Digitalisierung aller physischen Rechnungen von Anbieterseite. So wird die ZHAW davon entlastet, physische Rechnungen selbst verarbeiten zu müssen. Mittels Self-Scanning-Funktion ist es ZHAW-Mitarbeitenden möglich Rechnungsscheine direkt von ihren Druckern zur Verarbeitung einzuschicken.

Der Ausblick

Die Einführung des Programms war verbunden mit einer starken Verkürzung der Durchlaufzeiten gepaart mit einer hohen Benutzerakzeptanz trotz hochkomplexer Genehmigungsstrukturen. Die ZHAW profitiert dank ePosting von einer intuitiven und cloud-basierten Lösung, in welcher alle Kompetenzen und Genehmigungen innerhalb des Workflow korrekt geregelt werden. Als Teil der Business Process Suite wird ePosting laufend weiterentwickelt und besitzt einen ausgezeichneten Software-Support.

Die Vorteile

  • Hohe Integration mit SAP
  • IKS konforme Prozesse
  • Ausführlicher Event-Log
  • Hürdenlose Rechnungsfreigabe
  • Benutzerfreundliche SaaS-Lösung
  • Teil der Business Process Suite (BPS)

 

Die ZHAW ist eine der führenden Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in der Schweiz. In Forschung und Entwicklung orientiert sich die ZHAW an zentralen gesellschaftlichen Herausforderungen –­ mit den Schwerpunkten Energie und Gesellschaftliche Integration.

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